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Okt 28
Office 365 - Neue Features und Funktionen released

​Was ist los diese Woche mit Microsoft?

Für Office 365 wurden diese Woche sehr viele Neuankündigungen und Verbesserungen vorgestellt und aktiviert. Einige wirken sich direkt aus, andere werden Schritt für Schritt ausgerollt.

​​Als Beispiele hierfür sind zu nennen:

​​​App Launcher - schneller Zugriff auf die wichtigsten Funktionen

​Jeder kann sich seine eigene Favoriten-Liste für häufig verwendete Apps und Informationsbereiche selber zusammenstellen. Zu schön um wahr zu sein. Aber wie es scheint, wird es derzeit auf alle Tenants ausgerollt (bzw. für alle PreView-Willigen).

App Launcher Details

Unendlich viel Speicher - OneDrive als NAS-Ersatz?​​​

Zunächst nur für einen kleine Teil der Tenants, aber angekündigt für alle - auch Geschäftskunden. Es soll möglich sein, unbegrenzt viele Daten in OneDrive abzulegen. Bisher war hier ein Limit von 15GB gesetzt, weiterer Speicher kostetet extra.​

Wenn jetzt noch der Speicher sinnvoll genutzt werden kann (tiefere Integration in Outlook etc.) dann haben auch Unternehmen einen riesen Mehrwert davon.

Unendlich viel OneDrive​

​Data loss prevention (DLP) - Schutz von sensiblen Daten

​Cloud ist ein "schrecklicher" Ort für sensible Daten. Mittels DLP soll dem Unternehmen mehr Sicherheit und Möglichkeit geboten werden, sensible Daten zu klassifizieren und zu schützen.​​

Bisher schon in Exchange verfügbar, soll es dies auch für SharePoint und OneDrive geben.

Regeln und Pattern sollen helfen, sensible Informationen ausfinde zu machen und diese mittels Verschlüsselung und Nachverfolgung zu sichern. Wenn dieses Feature dann auch in den Office Produkten angekommen ist, reicht ein Klick um das Dok​ument zu schützen und zu klassifizieren.

Schutz sensibler Daten im gesamten O365​

BYOD - Mobile Asset Management direkt in der Cloud

MDM - Mobile device management nennt Microsoft dieses Feature. Es hilft den Zugriff auf die Cloud-Daten über Smartphones und Tables besser zu kontrollieren und die Geräte mittels vordefinierte Richtlinien für den Gebrauch zu konfigurieren und so die Daten besser zu schützen. Selbst Fernwartung bzw. Fernlöschung soll möglich sein. Dies wird in Zeiten von Smartphones, Phablets und Tablests zwingend nötig!

BYOD in der Cloud verwalten

Es sind noch wesentlich mehr Features und Funktionen entweder bereits released oder noch in der Pipeline.
Die "Mobile first - Cloud first" Strategie wird mit allen Mitteln weiter verfolgt. Hoffen wir nur, das die in der Cloud erfolgreich getesteten Features ihren Weg in die On-Premise Bereitstellungen finden.
Sep 22
Willkommen Christian - neue Startseite bei O365

​Ohne großes Aufsehen hat Microsoft die Startseite in O365 für Benutzer geändert. Mit klick auf "Office 365" oben links gelangen Nutzer jetzt zu einer individuellen Begrüßung und einer Übersicht der einzelnen Anwendungen und der Office-Online-Produkt. 

Zusätzlich wurde der Link von https://portal.microsoftonline.com  zu https://portal.office.com geändert. Scheint so, als ob Microsoft hier noch einiges mehr vor hat. Es könnte der zentrale Startbereich für das jetzt schon "mobile Office" werden.

Ich find die Startseite recht schick und übersichtlich,  jedoch ist der Nutzen eher begrenzt. Aber das kann jeder für sich selbst entscheiden:

Startseite Office 365

Sep 04
Office 365 - DirSync und SecurityGroups

DirSync ist eine feine Sache, wenn es um die Anbindung an das bestehende AD geht und die Nutzer mit in die Cloud gehoben werden sollen. Auch SSO und Passwort-Sync sind Klasse.

Doch spätestens wenn wir uns dem Bereich SharePoint Online nähern, stellen wir fest: Nutzer alleine bringen es nicht.

Für die Berechtigungssteuerung im SharePoint haben wir ja die SharePoint-Gruppen. Aber wollen wir bei 1.000 oder sogar 10.000 Nutzern jeden einzeln wieder in bereits definierte Gruppen und Strukturen stecken?

Schön wäre eine individualisierbare Synchronisation von Sicherheitsgruppen aus dem bestehenden AD mit Übernahme der Gruppenzugehörigkeiten (Filter auf Basis von OU's etc.).

Da DirSync dies (momentan zumindest) nicht leisten kann, habe ich mir in einem aktuellen Projekt ein kleines (oder auch etwas komplexeres) Script gebaut, was genau diese Schwachstelle ausgleichen soll.

Dank der Möglichkeiten von Office 365 PowerShell Verbindung und Exchange-Online-Management-Shell können wir hier sehr bequem eine individuelle Synchronisation erstellen.

Es gibt dazu zwei Möglichkeiten:

1. SecurityGroups im AzureAD: New-MsolGroup

2. DistributionGroup im Exchange Online: New-DistributionGroup -Type Security

Ich empfehle die zweite Variante, da bei Erstellung einer DistributionGroup eine AzureAD-Gruppe im Hintergrund automatisch erzeugt wird.

Mit diesen zwei Befehlen haben wir bereits den ersten Schritt für die Gruppen-Synchronisation.

Die nächsten Schritte wären:

  • Erstellen oder Abrufen der Online-Gruppen analog zu den OnPremise Gruppen
  • Zuweisung neuer Mitglieder
  • Entfernung "verwaister" Mitglieder
  • Löschen veralteter Gruppen Online
Das ganze packen wir in ein schönes PowerShell-Script, erstellen einen zeitgesteuerten Aufgabenplan, welcher uns das Script einmal pro Tag ausführt und fertig.
Anschließend können die Gruppen auch im SharePoint genutzt werden um diese in SharePoint-Gruppen zu schachteln.
Wichtig ist, dass vor Erstellung und Zuweisung der Gruppen die Benutzer aus dem AD bereits synchronisiert wurden.

Weitere wichtige Befehlen wären:

​AzureAD
Exchange Online​​Bemerkung

Get-MsolGroup
Get-DistributionGroup​
​Abruf vorhandener Gruppen
​Remove-MsolGroup
​Remove-DistributionGroup
​Entfernen einer Gruppe
​Get-MsolGroupMember
​G​et-DistributionGroupMember
​Abruf der Mitglieder in einer Gruppe
​Add-MsolGroupMember
​Add-DistributionGroupMember
​Hinzufügen eines Gruppenmitglieds (Benutzer oder Gruppe)

​Remove-MsolGroupMember
​Remove-DistributionGroupMember
​Entfernen von Gruppenmitgliedschaften


Jul 08
Office 365 Roadmap - Übersicht über ausgerollte, geplante und in Entwicklung befindliche Updates

​Microsoft hat eine Roadmap für alle Updates zum Office 365 bereitgestellt.

Diese gibt übersichtlich (naja, mehr oder weniger) die verschiedenen Updates die eingespielt sind, geplant sind oder gerade noch entwickelt werden.

Office 365 Roadmap
Schön werden bestimmt die Updates "Customizable SharePoint Online navigation bar" und "OWA for Android Phone" (eine O365-App für Email, Kalender und Kontakte - wurde auch mal Zeit).

Auch in der Entwicklungs-Pipeline stehen schon einige interessante Updates an: DLP für SharePoint, "Groups for Office 365" (klingt vielversprechend für Projektteams und andere "Gruppenarbeiten") und am meisten freu ich mich auf "SharePoint Online encryption at rest" (mehr Sicherheit für die sensiblen Daten).

Zusätzlich scheint es noch ein paar mehr MB Speicher zu geben und das eine oder andere Gimmick für etwas mehr Benutzerfreundlichkeit.

Das klingt doch mal vielversprechend.

Schauen wir wie sich das ganze noch entwickeln wird.

Jul 02
SharePoint 2013 - SP1 - Rerelease installieren

Vor kurzem war ja ​​ein kleineres Problem mit dem SP1 bekannt geworden. Dieses wurde dann umgehen behoben (hoffentlich) und ein neues Rerelease rausgebracht. Es gibt zahlreiche Blogs die darüber berichtet haben. Eine sehr gute Übersicht über aktuelle Patches und deren Status (zurückgezogen oder nicht) findet man auf ​dem Blog von Todd Klindt.

Mit dem SP1 für den Server muss jedoch auch immer noch das jeweilige Language-Pack / Sprachpaket SP1 installiert werden.

Diese waren natürlich auch betroffen und sollten daher mit geupdatet werden! Sonst sieht es so aus:

Server Patch Status SP1 und LP SP1 (alt)

Zum Glück können die SP1 einfach über die bestehenden, alten, fehlerhaften drüber installiert werden.

Server SP1 Patch Status mit LP neu

Nach erfolgreicher Installation sollte der KB-Status für das deutsche Language-Pack "kb2880​554" lauten.


Jun 18
SharePoint Online - Öffentliche Website mit Lightbox Bilderrahmen

SharePoint ist ein tolles Tool für die Erstellung und Verwaltung von Content, sowohl im Intranet als auch im Extranet oder für öffentliche Seiten.

Doch leider fehlt es da an der einen oder anderen Ecke noch an Benutzerfreundlichkeit. Z.B. gibt es Out-of-the-Box kein Lightbox für eingebundene Bilder. Das hat mich gestört, da ich so etwas immer sehr angenehm empfinde, im Text ein kleines Bild und bei Klick groß, bunt und in Farbe.

​Heute möchte ich kurz die Möglichkeit vorstellen, wie man sich hier relativ einfach Abhilfe schaffen kann und eine schöne Lightbox implementieren. Ich möchte das für jeden, der ggf. vor dem gleichen Problem steht wie ich, einfach nachvollziehbar machen und aber auch für mich dokumentieren, um es ggf. später in Projekten schneller wieder im Kopf zu haben :) Dabei werde ich mittels des Scriptes "Lightbox 2", was ich etwas angepasst habe, und dem SharePoint Designer zeigen, wie einfach die Einbindung gehen kann.

1. Die passende Lightbox suche​n

​Es gibt viele verschiedene Javascript-Bibliotheken, welche eine Lightbox anbieten. Welche man nimmt, hängt von den Anforderungen ab und wie unkompliziert die Einbindung erfolgen soll. 
Hier mal eine kleine Übersichtsseite (etwas alt, aber hee, besser als nix):

10 Javascript Lightbox Varianten​

2. SharePoint vorbereiten​​

Ist die passende Lightbox gefunden, geht es an die Implementation. Ich habe mich hier für die Lightbox 2 entschieden. Diese ist relativ schlank und sieht schick aus.

2.1 Scripte

Zunächst müssen die Script- und Bild-Dateien hochgeladen werden, welche das Lightbox-Modul mitliefert. Hierzu habe ich einfach unter SiteAssets/Websiteobjekte im SharePoint Designer (sehr zu empfehlen, wenn es mal schnell gehen soll mit Dateien, Ordnern und Script-Anpassungen) einen Ordner "Javascript" angelegt und hier in den Unterordner "Lightbox" die "css", "img" und "js" Dateien kopiert:
Man kann sie natürlich auch direkt in einen Ordner "Lightbox" oder was auch immer packen, aber egal...

2.2 Einbindung der Scripte​​

Jetzt haben wir die Dateien auf der öffentlichen Seite. Aber es passiert noch nichts. Es müssen natürlich noch die Scripte in die Seite eingebunden werden.
Dies geht auf zwei Arten:
1. Die Seite bearbeiten, ein Content-Editor-WebPart bzw. Inhaltseditor-WebPart draufpacken und da die Scripte laden lassen. - Finde ich persönlich etwas blöd, da ich das ja ggf. auch an anderen Stellen benötige und somit da auch wieder so ein WebPart einbauen müsste.
2. Masterpage abändern und die Scripte direkt bei Seitenaufbau mit laden lassen. Dies ist mit Vorsicht zu genießen, da die Masterpage eine wichtige Datei ist :) Vorteil hierbei ist jedoch, das Script wird immer geladen. Nachteil ist, etwas komplexer und das Script wird immer geladen (hehe, der Traffic!!! aber die paar kb gehen mal noch)

Ich stelle hier die komplexere Variante vor, da ich glaube, jeder bekommt das mit dem Content-Editor selber irgendwie hin.
Hierzu müssen wir wieder in den SharePoint Designer. Dann in der Schnellnavigation links auf "Gestaltungsvorlagen" bzw. "Masterpages" und hier runterscrollen und die gewünschte Masterpage für normal und mobile aussuchen (abhängig vom gewählten Layout eurer Seite).  Bei mir wäre das Berlin. Bitte nicht den Fehler machen und eine Standard-Masterpage bearbeiten! Immer eine vorhandene kopieren und daraus eine eigene machen, bei mir z.B. ragesoft.master:
Masterpage kopieren
Dann muss noch die Masterpage-Preview Datei kopiert werden, damit ihr im Design-Manager die neue Masterpage auswählen könnt (diese findet ihr unter Alle Dateien -> _catalogs -> masterpage (hier sind auch die .master Dateien, ich wollte das oben nur mit den Gestaltungsvorlagen mit zeigen, da wir das hier nicht so oft brauchen werden):
Masterpage Preview
Insgesamt also 3 Dateien:
  • ragesoft.master
  • ragesoft-mobile.master
  • ragesoft.preview
Jetzt können wir die eigene Masterpage bearbeiten. Hierzu einfach die Datei anklicken, auf "Datei bearbeiten" gehen und wir sehen den Code. Bitte nicht irgendwelche Platzhalter entfernen oder verändern, das kann unangenehme Folgen haben.
Am Ende vom "Head"-Tag habe ich einfach die nötigen 3 Dateien für Lightbox 2 eingebunden:
<script src="/SiteAssets/JavaScript/Lightbox/js/jquery-1.11.0.min.js"></script>
<script src="/SiteAssets/JavaScript/Lightbox/js/lightbox.js"></script>
<link href="/SiteAssets/JavaScript/Lightbox/css/lightbox.css" rel="stylesheet"/>​

Somit wird unsere Lightbox schonmal geladen.
Jetzt die Masterpage speichern und dann noch im Design-Manager auf die eigene Masterpage umstellen:
Erscheinungsbild der Seite ändern auf "Aktuell" klicken und Eigenes Websitelayout wählen
Dann anwenden.
Jetzt wird die Lightbox immer mit geladen. Doch Achtung! Eure Seite ist jetzt nicht mehr öffentlich! Die Gestaltungsvorlagen wurden kopiert, geändert und hochgeladen, aber noch nicht "veröffentlicht". Das ist jedoch wichtig. Hierzu müssen wir unter "Websiteeinstellungen" ​​​​​​unter "Gestaltungsvorlagen und Seitenlayouts​" noch unsere zwei Masterpage-Dateien veröffentlichen (einzeln anhaken und "Veröffentlichen" klicken). Jetzt ist die Seite auch wieder für alle verfügbar.

SharePoint wäre jetzt soweit!

3. Lightbox-Sc​​ript für SharePoint optimieren

Leider gehen die Lightbox-Scripte oft davon aus, dass wir das HTML entweder direkt selber schreiben oder bei der Erstellung von LInks und Bildern eigene Attribute an die Tags anhängen können. Das ist bei SharePoint leider nicht so.
Wir haben nur "Link", "Titel" und "Alternativer Text" als mögliche Felder für die einfache und schnelle Befüllung. Sicher. Wir könnten jedesmal unseren Text in die HTML-Code-Ansicht umschalten, die geforderten Attribute hinzufügen und fertig. Aber wir haben von Benutzerfreundlichkeit geredet. Das ist sie nicht!
Ich habe daher das Lightbox 2 Script etwas abgeändert. Statt wie gefordert ein neues Attribut "data-lightbox" an den Link zu hängen, habe ich es mir wesentlich einfacher gemacht. Man bindet sein Bild wie gewohnt ein und ändert den alternativen Text in den gewünschten Bild-Titel:
Bild-Attribute bearbeiten 
Dann markiert man das Bild und klickt erneut auf "Einfügen" und wählt "Verknüpfung" -> "Von Adresse" und gibt bei dem Anzeigetext, wenn gewünscht, eine Gruppenbezeichnung ein (wenn mehrere Bilder durchgeblättert werden sollen) und bei Link einfach einen Anker mit "#lightbox":
Lightbox-Link mit Gruppenname 
Fertig ist die Lightbox-Implementation!
Somit können wir ganz einfach mit den zwei Standard-Werkzeugen "Bild einfügen" und "Link einfügen"  arbeiten.
Das angepasste Lightbox-Script gibt es hier: Lightbox 2 - SharePoint optimiert​

Ich hoffe dem einen oder anderen hilft diese Beschreibung :)

Jun 04
Pro Office 365 - kleine, aber stetige Updates

In der Cloud ist alles etwas anders... so auch mit den Updates.

Hier wird nicht mal eben nur ein Server oder eine Farm gepatched, hier sind es ganze Kontainer-Gebäude und viele tausend Server.

Aus diesem Grund werden die Updates auch nicht sofort über all eingebaut, sondern in Roll-Out-Wellen.

Dennoch, im gegenzug zu On-Premise Systemen, werden hier stetig neue Updates, auch mal "ausser der Reihe" eingebaut. Man muss nicht bis zum nächsten großen Patch oder Service-Pack warten.

So werden jeden Monat neue Funktionen still und heimlich hinzugebaut, manche sieht man, manche sind nur im Hintergrund spürbar.

Für On-Premise dauert es gewöhnlich wesentlich länger bis mit einem Patch nicht nur ein Problem behoben wird, sondern auch neue Features und Funktionen hinzukommen. Und Microsoft stellt derzeit ganz klar das Cloud-Business mit einer sehr hohen Priorität vorn an. So z.B. bei SharePoint. Hier ist noch nicht klar, wann und wie und ob es noch weiter geht (klar, die nächsten 2 Versionen sind angekündigt, aber da auch schon noch mehr auf Cloud-Features fokusiert - z.B. Yammer...).

Mir fällt nahezu jede Woche wieder eine neue Kleinigkeit auf, welche ich On-Premise irgendwie noch vermisse...​

So z.B. die praktischen Erweiterungen beim OneDrive:

Websiteordner

​Eine Übersicht über alle Website-Ordner, von Websiten denen ich folge :)

Oder schon alleine in Bibliotheken die netten Links für den schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen:

ContextLinks in einer Bibliothek

Find ich gut!​

Apr 03
SharePoint 2013 - SP1 Update - Hinweis von Microsoft

Microsoft hat auf der Artikel-Seite zum SP1 einen Hinweis veröffentlicht, das es mit der Installation des SP1 derzeit noch ein "kleineres" Problem geben kann. Es kann passieren das keine weiteren CU's oder PU's installiert werden könnten. Daher wurde der Download vorerst deaktiviert. Schauen wir wie schnell es wieder geht...

"We have recently uncovered an issue with this Service Pack 1 package that may prevent customers who have Service Pack 1 from deploying future public or cumulative updates. As a precautionary measure, we have deactivated the download page until a new package is published."

http://support.microsoft.com/kb/2817429/en-us

Mrz 04
SharePoint 2013 - ServicePack 1

​Heute war es tatsächlich soweit: SP1 für SharePoint 2013 wurde veröffentlicht.

Gleich mal laden und in der Test-Umgebung installieren. Für Produktiv-Umgebungen würde ich zunächst noch wenigstens eine oder zwei Wochen warten, um eventuelle Fehler auszuschließen.

Vorteil des SP1 gegenüber den bisherigen CU's (zumindeste laut TechNet): das März PU wird nicht benötigt für die Installation.

Hier die nötigen Download-Links:

Foundation Service Pack 1

Foundation Language Service Pack 1

Server ServicePack 1​

Server Language Service Pack 1

Beim Patching immer an folgenden Artikel denken:

http://blogs.msdn.com/b/russmax/archive/2013/04/01/why-sharepoint-2013-cumulative-update-takes-5-hours-to-install.aspx​


Mrz 03
Pro - Contra - Vergleich der Vor- und Nachteile von Office 365

​Mit den zwei neuen Kategorien "Pro" und "Contra" will ich ab und an mal Vor- und Nachteile der Cloud bzw. Office 365 vorstellen.

Dabei wird der Vergleich zwischen On-Premise und auch anderen Produkten erfolgen. Abhängig von der jeweiligen Funktion gibt es dann noch weitere Alternativen oder Ansatzpunkte für ggf. Erweiterung der Cloud-Funktionalitäten.

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